領収書やレシートはないけど経費に落としても大丈夫？
フリーランス（個人事業主）の方が、確定申告で青色申告の特典を受けるためには、次の要件を満たしておく必要があります。
- 「帳簿」を作成し、保存（仕訳帳、総勘定元帳、現金出納帳など）
- 「帳簿」作成の元となる「書類」を保存（請求書、領収書など）
「帳簿」の作成については、会計ソフトを利用して取引データが正しく入力されていれば、自動的にデータが連動されるため、必要な帳簿は特に意識しいていなくても完成します。
一方、その「帳簿」の作成の基礎となる領収書やレシートは意識的に集めておかないといけませんが、元々領収書やレシートなどを受取ることができなかった場合や、受取ったけと失くしてしまったお金の支出分については、経費として落としてはいけないのでしょうか？
そんなことはありません。
大前提として、そのお金の支出が「仕事に売上を上げるために、必要な支出か？」という点をクリアしているのであれば、証拠書類がなかったとしても、堂々と経費として落としましょう。
ただ、その証拠書類がないと「書類」の保存という要件を満たせないのは事実であり、もし、税務調査があった場合に、そのお金の支出に疑念を持たれる、経理処理についてズサンな人だという悪い心証を抱かせる可能性もあります。
そこで、領収書やレシートがない、だけど、経費として落としたい、というお金の支出については、「書類」の保存という要件を満たすためにも「出金伝票＋α」を保存しておくとよいでしょう。
「出金伝票」の利用が想定されるお金の支出と、伝票の様式
では、どのようなお金の支出があった場合に、出金伝票を使えばよいのでしょうか？
- 数人で会食をして、割り勘で支払をした
- セミナー参加後の懇親会した
- 葬儀・お葬式の香典、結婚・出産の祝金
- 自販機で飲料を購入した
- 電車やバスで移動した際の交通費
上記のような場合は、領収書やレシートを受取ることが難しい、できないことはどうしてもあります。そのようなときは出金伝票を使えばよいでしょう。
ただ、出金伝票はあくまで補助的な証拠書類ですので、通常、領収書やレシートをもらえるであろうと思われる取引については使わないほうが無難です。
なお、「出金伝票」は確定申告書のように様式が決まっているものではないため、ネットで落ちてるテンプレを使っても構いませんが、100均や文具店で手軽に買えるので、1冊買っておいて損はないと思います。
出金伝票に記載しておくべき内容
「出金伝票」を領収書やレシートと同様に「帳簿」作成の元となる「書類」とするのであれば、帳簿を作成するために必要な情報が「出金伝票」に書かれていなければおかしなことになります。
帳簿のつけ方は法律で決まっていて、フリーランス（個人事業主）の方に関係がある法律（所得税法、消費税法）では、それぞれ「次の内容を記載しなさい！」と定められています。
| 所得税法 | 消費税法 |
|---|---|
| ①取引の年月日 | ①取引の年月日 |
| ②取引の内容 | ②取引の内容 |
| ③勘定科目 | ④課税仕入れの相手先の氏名又は名称 |
| ⑤金額 | ⑤金額 |
※消費税法では、軽減税率の対象品目がある場合には、その旨の記載も必要です。
所得税法と消費税法で少し求められている要件が少し違うのですが、両方の法律の要件を満たすように帳簿をつける（データ入力）することになるので、「出金伝票」にも上記の内容が記載されていればOKです。
一例を挙げると上記のように記載内容をなります。
そして「出金伝票」の証拠能力を高めておくためにも、「＋α」として、その支出の裏付けとなる資料を用意して、伝票と一緒に保存しておくとよいでしょう。
【＋α証拠資料の例】
葬儀・お葬式の香典、結婚・出産の祝金 → 案内状や祝儀・香典袋等のコピー
電車やバスで移動した際の交通費 → Suica等の利用履歴を印字したもの
↓帳簿（会計データの入力）の要件については、過去記事をご参照ください。
https://viva-la-normal-life.com/tax/1691/
