入力方法はどの方法を使っても出来上がるデータは同じ
「やよいの青色申告」では、取引データの入力方法が、いくつか用意されています。
なぜ、いくつもの方法が用意されているのかといえば、昔の紙ベースでの経理処理の名残です。簿記を勉強された経験がある方であればお分かりかと思いますが、大体の流れは、こんな感じ。
１．売上や仕入が発生⇒請求書、領収書を発行・受領、伝票に取引内容を記載
２．請求書・領収書・伝票などの証ひょうを元に仕訳帳に仕訳をおこす
３．仕訳帳をもとに、各勘定科目ごとの総勘定元帳へ転記する
別に覚える必要は全くありませんが、会計ソフト登場前の経理処理は、ひとつひとつ手順を踏んで作業を進めなければいけなかったため、非常に大変だったと思います（私もその時代は知りませんが…）。
しかし、「やよいの青色申告」をはじめ、会計ソフトの登場により、この「取引」⇒「仕訳」⇒「勘定記入」の流れは意識する必要がなくなりました。
上記は、「やよいの青色申告」の取引内容をデータ入力する方法の選択画面ですが、どの方法で入力したとしても、入力したデータはそれぞれの伝票・帳簿へ自動で転記され、出来上がるデータは一緒ですので、ご自身でお使いになってみて入力しやすい方法で処理されればよいでしょう。
ただ、簿記の知識が多少でもあり、手入力をしなければいけないのであれば、「振替伝票」か「仕訳日記帳」が一番データ入力がしやすく、早く処理できると思います。
単純にデータ入力のしやすさ勝負では「仕訳日記帳」が上
会計ソフトが初めての方でも、ほとんどの方がExcelを使ってデータ入力をされた経験はあるでしょう。「仕訳日記帳」はExcelでのデータ入力と似た感覚で入力作業ができます。「日付」⇒」借方科目」⇒「借方金額」⇒「貸方科目」⇒「貸方金額」⇒「摘要」とTab又はEnterキーで飛ばしながら、データを入力し、摘要を入力後にenterキーを押すと次行の「日付」に移動するので、連続してデータ入力する作業に適しています。
一方、「振替伝票」ですが、Tab又はEnterキーで飛ばしながら、データを入力をしていくのは「仕訳日記帳」と同様ですが、ひとつの伝票を入力する都度、「登録」ボタンをクリックして、伝票を登録する必要があるため、その分少しデータ入力にロスが生じます。ただ、ショートカット【F12】が使えるので、実際には「仕訳日記帳」との差はそこまでないかもしれません。
１つの「振替伝票」に多数の取引を詰め込まないほうがいい
「振替伝票」を使ってのデータ入力であまりオススメできないのが、ひとつの「振替伝票」に複数の取引をまとめて入力することです。
「振替伝票」での入力は、同じ日付であれば、複数の取引をまとめに入力することができますので、例えば、入金や振込の期日が集中する月末の取引をまとめてひとつの伝票に入力しても入力された仕訳としては問題ありません。
しかし、データを「残高試算表」や「推移表」で確認する際に、取引の詳細を確認するたに「伝票」を開くことがありますが、ひとつの伝票に複数の取引がまとまって入力されているとお目当ての取引を見つけるのに手間がかかります。
「振替伝票」を使ってデータ入力をされる場合には「１つの取引につき、１つの伝票」をルールとした方が、後々のデータチェックの手間を考慮すると効率的でしょう。
