郵便を送る手間を考えたら「webレター」はコスパがいい
ひとりで事業をしていると、売上には直接つながらないような雑務も、自分でやらなければいけません。
その雑務のひとつで、結構面倒なのが書類の郵送作業です。
基本的に見積書や請求書などは、ほぼメールでやりとりしますし、また、一度に多くのDMを送るような機会もないので、書類を郵送する頻度は月1、2回あるかないかです。
ただ、頻度が少ないとしても、書類を郵送するとなると、
- 書類を作成する
- 書類を印刷する
- 封筒に書類を入れる
- 封筒に宛名を書く
- 切手を貼る
- 封筒を閉じる
- 郵便ポストに投函する
と結構な工程が生じます。また、封筒や切手が切れていたら、それらを買いに行かなければいけません。
そもそも、自分の場合、仕事場にプリンターがないため、書類を印刷するためにはコンピニのプリントサービスを利用しなければいけないので余計に面倒です。
そこで、どうしても書類を郵送する必要があるときは「webレター」を使っています。
webレターは、日本郵政が提供する郵便サービス「webゆうびん/e内容証明」のなかのひとつで、24時間365日、書類データとインターネットの環境さえあれば、web上で、請求書やDM等の郵送の申込を完結することができます。
| 利用料金（A4） | 1ページ | 追加2～8ページ |
|---|---|---|
| 白黒印刷 | 99円（税込） | 5円（税込）／1ページ |
| カラー印刷 | 146円（税込） | 52円（税込）／1ページ |
しかも、料金は上記のように低価格なので、自分自身で郵送するコストと手間を考慮すると、かなりお得なサービスだと思います。
webレターを利用して書類を郵送する手順
普段は白黒印刷でしか「webレター」を利用したことがなかったので、試しに作成した自分宛の請求書をカラー印刷で郵送手続きをしてみました。
webゆうびんを利用するためには、事前にアカウントを作成し、個人情報やクレジットカード情報の登録をしておく必要があります。登録は「Web郵便/日本郵政」のHPにアクセスしていただき、画面の右側にある「新規利用登録」からできます。
まずは「Web郵便/日本郵政」のHPにアクセスします。
表示される画面から、希望のサービスを選択します。今回は、通常の請求書を郵送するためWebレターの「お申込み」をクリックします。
郵送する書類のデータをアップロードします。アップロードが完了したら、「カラー印刷」か「白黒印刷」がどちらかにチェックをいれて「選択」をクリックします。
アップロードした書類のPDFデータが表示されます。この画面で文字を入れたり編集もできますが、これは必要はないかも。編集の必要がなければ、そのまま「内容を確定する」をクリックしして、編集を終了します。
実際の送付される書類のイメージが表示されるので、内容に間違いがないか確認し「差出人設定に進む」をクリックします。
前のステップで「差出人設定に進む」をクリックすると、「差出人に利用者登録情報を使用しますか」と表示されるので、「OK」をクリックすると、利用者登録情報が自動入力されます。
変更の必要がなければ、そのまま「次へ進む」をクリックします。
「あて先設定」の画面で、郵送先の情報を入力して「次へ進む」をクリックします。
最終的に郵送する書類の宛先とイメージ画像を確認します。
画面下部右側にある「前ページ」「次ページ」をクリックすると、ページを前後できますので、各書類の内容を確認後、「申込内容の同意」にチェックをいれて、「次へ進む」をクリックします。
料金、宛先、宛名を確認後、問題なければ、チェックボックスにチェックを入れて「決済へ」をクリックします。
「新規利用登録」の際に登録したクレジットカードの情報が表示されます。
変更の必要がなければ、そのまま「次へ」で先へ進み、「申し込み」をクリックします。
以上で、申込手続きの完了です。
申込が完了すると、「新規利用登録」の際に登録したメールアドレスにも『日本郵便 Webゆうびんサービス」受付完了のお知らせ』というメールが届きます。
webレターで郵送した書類はこんな感じで届きます！
金曜日の午後に注文完了し、翌週火曜日（月曜日が休日）に届きました。
自分の場合、そもそも郵便を郵送する機会が少なく必要性も感じないため、事務所の封筒も作っていないのですが、窓あき封筒は普通の封筒よりは見栄えが良くていいですね。ちょっとＤＭっぽいけど ^_^;
書類はきれいに三つ折りにされています。
印刷された書類の用紙は、触り心地はツルツルし、光沢感がある感じです。
「カラー印刷」を選んだのですが、カラーの部分が印影の部分だけだったので、カラー印刷の質の検証にはならなかったですねwww
それにしても、「webレター」は白黒印刷なら1ページなら99円。
普通に定形郵便を自分準備して郵送するとしても、コンビニでのプリント10円、切手84円、合計94円のコストがかかることを考えれば、かなりコスパはいいし、郵送自体の手間も減らせるので仕事の効率化という点でもかなり使えるサービスだと思います。
いちばんの効率化は郵送自体をなくし、すべてデータでやり取りすることですが、どうしても郵送するしかない案件があったら、是非「webレター」を利用してみてください！
